Les administrateurs de projet aident les gestionnaires de projet à garder les équipes et les tâches organisées
Si vous avez une tendance naturelle à organiser les choses et les gens, vous voudrez peut-être considérer un travail en tant qu'administrateur de projet. La gestion de grands projets peut être aussi complexe et lourde que la gestion d'une petite entreprise. Les gestionnaires de projet comptent souvent sur les administrateurs de projet pour traiter des détails qui pourraient autrement passer entre les mailles du filet. Un administrateur de projet suit les échéances, contrôle la documentation et maintient l'équipe concentrée sur les tâches, permettant au gestionnaire de projet de fonctionner à un niveau plus stratégique.
Suivi des tâches
Les administrateurs de projet surveillent les échéanciers et les plans de projet À l'achèvement. Prêter attention à ce qui doit se passer quand, ils contactent les membres de l'équipe pour les mises à jour de statut et notifier le chef de projet quand il y a un risque que quelque chose ne répondra pas à une date limite. Les projets complexes - tels que les technologies de l'information, la recherche en sciences de la vie et la construction - peuvent impliquer des centaines de tâches et l'administrateur du projet doit accorder une attention particulière à chaque détail.
Documentation Administration
traiter les instructions, les formulaires, les communications avec les clients, les rapports et les dossiers. Lorsque les projets apportent du nouveau matériel dans les opérations commerciales, la documentation supplémentaire adressée par l'équipe de projet pourrait inclure la garantie de l'équipement, la facturation et les accords de licence. L'administrateur du projet conserve toute cette documentation en la catégorisant, en la classant où elle appartient, en la transmettant aux destinataires clés ou en disant aux membres de l'équipe où la déposer, puis en s'assurant que la documentation est téléchargée, stockée ou partagée avec les bonnes personnes. le bon moment.
Administration du budget
Un administrateur de projet peut être chargé de l'administration du budget pour aider le chef de projet à suivre les dépenses et autres problèmes financiers. L'administrateur recueille des informations auprès des membres de l'équipe et des collègues pour identifier et contrôler les frais de déplacement, d'équipement et autres frais directement liés aux activités du projet. Elle peut également travailler avec les finances pour suivre les factures au moyen de processus d'approbation et de paiement, et avec les achats pour que les commandes soient envoyées aux fournisseurs à temps pour respecter les délais et les jalons du projet.
Administration des réunions
, et le gestionnaire de projet compte sur l'administrateur pour les garder organisés, communiqués et enregistrés efficacement. Un administrateur tient à jour les calendriers et les avis de rendez-vous, organise les ordres du jour et peut faciliter les réunions au nom du chef de projet en cas de besoin. Elle enregistre et distribue également les procès-verbaux des réunions aux participants. Lorsque les réunions aboutissent à des affectations d'éléments d'action, l'administrateur les suit jusqu'à la fin.
