Gardez vos notes à portée de main lorsque vous rédigez votre mémo pour vous assurer de ne rien omettre.
Le mémo inter-bureau peut sembler une formalité étouffante, mais il peut être votre meilleur pari pour faire passer le mot aux collègues de bureau au sujet d'une prochaine réunion ou d'un nouveau projet passionnant. C'est moins formel qu'une lettre d'affaires, béatement court, et facile à écrire et à envoyer à partir de votre bureau. Le format standard est clair et facile à suivre: Commencez par les en-têtes de routine et fournissez l'information de fond en quelques paragraphes concis. Enregistrez vos documents les plus longs, tels que les rapports détaillés commandés par votre patron, à utiliser comme pièces jointes.
Respectez la tradition en ce qui concerne le format. Ouvrez votre mémo avec les lignes d'en-tête habituelles; gardez-les au ras de la marge de gauche et double-espacez-les. Sur la ligne "À", incluez les noms de tous les gens que vous écrivez, afin que tout le monde sache qui d'autre l'a obtenu. Si vos destinataires sont un groupe reconnu, utilisez simplement le nom du groupe - "Personnel du service marketing", par exemple. Mettez votre nom complet sur la ligne «De», puis ajoutez la date à laquelle vous écrivez le mémo sur la ligne «Date».
Remplissez la section d'en-tête de votre mémo avec la ligne «Sujet». C'est le sujet ou le but du mémo, et il devrait être immédiatement clair pour votre auditoire. Utilisez une langue spécifique dans votre ligne d'objet: "Chiffres de ventes du troisième trimestre" est plus informatif pour les destinataires que "Infos ventes".
Écrivez les paragraphes de votre mémo dans le style de bloc, avec la marge de gauche. Dites à vos lecteurs dès le départ si le mémo est en réponse à une demande d'information d'un superviseur ou provoqué par un événement ou une nouvelle politique. Utilisez une phrase d'introduction telle que «Suite à la discussion lors de la réunion du personnel de la semaine dernière ...» ou «Cette note adresse la demande de la direction pour plus de détails sur la phase 3 du projet Smith». Utilisez le premier paragraphe pour présenter le sujet, en fournissant un bref historique si nécessaire.
Écrivez deux ou trois paragraphes concis et informatifs avec votre message principal. Si des graphiques sont inclus, mentionnez-les dans le texte afin que vos lecteurs comprennent clairement ce que le graphique représente. Terminez le mémo avec les actions de suivi ou les attentes requises, telles que: «Soyez prêt à discuter du statut des efforts de votre équipe sur le projet Smith avec le patron lors d'une réunion lundi dans la salle de conférence. le mémo, liste toutes les pièces jointes que vous incluez avec le mémo - alors n'oubliez pas de les joindre.
Relisez votre mémo et faites les corrections avant de l'envoyer pour que tout le monde puisse le voir. N'oubliez pas d'imprimer une copie pour vos fichiers. Avant de distribuer des copies papier du mémo, écrivez vos initiales après votre nom tapé sur la ligne "De" en haut.
