En bref, un commis à la paie veille à ce que les employés soient payés avec exactitude et à temps. Dans une petite entreprise, elle peut exécuter des tâches similaires à celles d’un commis à la comptabilité, d’un commis de bureau ou d’un secrétaire. Dans une grande entreprise, elle pourrait gérer des tâches de paie plus spécialisées. Un préposé à la paie est également appelé technicien en paie ou assistant en paie.
Fonctions de chronométrage
Un employé de la paie vérifie que les cartes de pointage sont correctes avant le traitement du chèque de paie. Par exemple, elle voit si les heures régulières, les heures supplémentaires, les vacances et les heures de maladie sont calculées et codées avec précision. Si ce n'est pas le cas, elle passe par les moyens nécessaires, notamment en contactant le superviseur de l'employé, pour obtenir des éclaircissements.
Traitement de chèque
Le traitement des chèques de paie implique le calcul des salaires et des déductions, ainsi que la génération des chèques de paie et des bordereaux de paie. Le commis à la paie calcule tous les types de salaire, y compris les salaires réguliers, les heures supplémentaires et les salaires supplémentaires, pour obtenir le salaire brut des employés. Elle soustrait les retenues obligatoires telles que les taxes sur les salaires et les saisies de salaire, et les retenues volontaires telles que les cotisations à l'assurance maladie et à la retraite, du salaire d'un employé pour obtenir le salaire net. Les employeurs utilisent généralement des systèmes de paie informatisés pour traiter la masse salariale; le commis à la paie effectue les ajustements de chèque de paie en fonction des données du système.
Tâches de bureau
Le commis à la paye s'acquitte de tâches de bureau de routine, notamment le classement, le codage, la dactylographie et la publication. Elle met à jour les registres de paie des employés, tels que les changements d'adresse et d'impôt, et arrête leurs fichiers lorsqu'ils quittent l'entreprise ou sont mutés. Elle prépare et envoie les bordereaux de paie et les formulaires annuels W-2 aux employés et communique avec eux pour résoudre les problèmes de chèque de règlement. Les préposés à la paie veillent également à ce que les procédures de la société en matière de conservation des documents soient conformes aux politiques fédérales et nationales.
Qualifications
Vous n'avez pas besoin de connaissances en paie ou en comptabilité pour devenir commis à la paie. En règle générale, les employeurs ont besoin d’une expérience de bureau allant de six mois à un an et d’une connaissance de base des logiciels de tableurs, de traitement de texte et de bases de données. La connaissance des lois fédérales, régionales et locales relatives aux salaires et aux heures, ainsi que des taxes sur l'emploi est un atout, de même que l'expérience des logiciels de paie et de chronométrage. Pour vous démarquer des autres candidats, obtenez une certification auprès de l’American Payroll Association. Commencez par la certification fondamentale en matière de paie, qui ne nécessite aucune expérience de la paie pour passer l'examen. Vous pouvez être admissible à l'examen Certified Payroll Professional si vous avez reçu le titre de FPC et si vous avez terminé les cours requis de l'APA au cours des derniers mois 18. Vous pourriez également être admissible à l'examen du RPC si vous avez exercé votre profession pendant les trois dernières années parmi les cinq dernières années à compter de la date de votre demande, ou si vous avez suivi des cours spécifiques en APA au cours des derniers mois 24. Vous devez remplir l'un des trois critères pour passer l'examen du RPC.
Considérations
Le commis à la paie travaille sous étroite surveillance. Elle peut rendre compte au superviseur ou au responsable de la paie, ou au chef d'un département associé. Selon le Bureau of Labor Statistics, à compter du mois de mai 2011, les commis à la paie et aux chronométreurs gagnaient un salaire horaire moyen de 18.31.
