Secrétaire Et Trésorier D'Une Description D'Emploi À But Non Lucratif

Les conseils d'administration doivent avoir de solides dirigeants

Les conseils d'administration jouent un rôle sérieux - ils s'assurent en fin de compte que le but non lucratif est géré légalement et éthiquement. En tant que membre du conseil d'administration, vous participerez à la définition de la mission de l'organisation à but non lucratif, régirez son leadership global, déterminerez comment elle répond à ses objectifs, assurerez que le but non lucratif dispose de suffisamment de ressources pour accomplir son travail. Le secrétaire et le trésorier sont deux des officiers, ou des rôles de leadership sur un conseil à but non lucratif.

Exigences de base

Bien qu'il y ait une certaine marge pour adapter les descriptions d'emploi, les membres du conseil à but non lucratif répondent aux exigences établies par les lois d'état. Selon BoardSource, une organisation qui fournit des services aux conseils à but non lucratif, les titres de conseil d'administration sont le plus souvent président ou président, vice-président, secrétaire et trésorier. Vous pouvez généralement trouver des conditions d'état pour les fonctions de membre du conseil et d'officier avec le bureau du secrétaire d'Etat de votre état. Suivant les lois des États, les titres, les rôles et les responsabilités des administrateurs sont ensuite définis dans les statuts d'une organisation, qui créent l'organisation à but non lucratif et ses statuts, qui décrivent comment l'organisation à but non lucratif sera gérée.

Un secrétaire fonctionne comme une secrétaire dans un bureau. En général, elle prend des minutes de réunion, assurant leur exactitude; et tient à jour les dossiers et les archives du conseil en vue d'un renvoi ultérieur par des membres du conseil ou d'autres personnes, comme l'IRS. Selon BoardSource, un secrétaire habituel assistera à toutes les réunions du conseil, siégera au comité exécutif du conseil, assurera la sécurité et l'exactitude de tous les registres du conseil, examinera les procès-verbaux du conseil, assumera les responsabilités du président en l'absence du président du conseil vice-président, et fournir un avis des réunions en cas de besoin.

Autres fonctions

La description d'emploi d'une secrétaire peut également inclure plus de fonctions. L'IFAS Extension de l'Université de Floride, dans un exemple de description de travail, note qu'un secrétaire du conseil s'assure que les minutes sont distribuées aux membres peu après chaque réunion. Et, elle doit également être assez familière avec les documents juridiques, tels que les articles de l'organisation, les règlements et la correspondance de l'IRS, pour savoir quand ils seraient utiles pendant les réunions. Un travail que vous n'avez peut-être pas à faire en tant que secrétaire consiste à prendre des minutes, qui, en tant que membre du conseil, pourraient être difficiles à bien faire pendant les réunions, alors qu'il est important que le secrétaire participe aux discussions. Au lieu de cela, un membre du personnel ou un volontaire peut effectuer cette tâche sous la surveillance du secrétaire. En fait, de nombreuses organisations fonctionnent sans secrétaire, ce qui permet au personnel de gérer le travail.

Conseil Trésorier

Un trésorier du conseil, comme son nom l'indique, met l'accent sur les finances. Elle est responsable de la coordination et du contrôle financier et de la santé financière de l'organisation pour le conseil, selon BoardSource. La description de travail d'un trésorier du conseil d'administration, BoardSource, comprend qu'elle assiste à toutes les réunions du conseil, comprend la comptabilité des organismes sans but lucratif, préside le comité des finances et gère, avec le comité des finances, les finances de l'organisation. Le trésorier travaille également avec le chef de la direction et le chef des finances pour s'assurer que les rapports financiers appropriés sont remis au conseil en temps opportun, présente le budget annuel à but non lucratif pour l'approbation du conseil, examine les vérifications annuelles et répond aux questions des membres du conseil. L'Executive Service Corps de Washington note que, sous la direction du conseil, un trésorier peut également signer et déposer des chèques pour le but non lucratif, et avec le directeur exécutif de l'organisation, sélectionner un auditeur externe pour les audits annuels.

Le Centre de développement rural du Sud fait remarquer que, bien que le rôle du trésorier soit d'assurer l'intégrité financière du secteur sans but lucratif, elle le fait principalement en examinant les vérifications annuelles indépendantes effectuées par un CPA. Ainsi, le trésorier ne doit jamais s'adresser à un membre du personnel de l'organisation à but non lucratif pour des informations financières sans la direction du directeur exécutif.